Letsignit y el RGPD, ¿por qué?
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una normativa europea aplicable desde 2018 y refuerza los derechos y obligaciones para el tratamiento de datos personales.
Usted está afectado, porque necesariamente trata datos personales para el funcionamiento de su empresa (clientes, empleados, proveedores...)
En concreto, al utilizar LET SIGN IT, transferirá a la plataforma el nombre, apellidos y dirección de correo electrónico de sus empleados, obtendrá metadatos sobre los correos electrónicos enviados por los empleados, estadísticas...
Estos datos incluyen datos personales e implican obligaciones tanto para Letsignit como para su empresa.
¿Cuáles son las responsabilidades y los compromisos de Letsignit con respecto a los datos transmitidos en la plataforma?
Letsignit es un "subcontratista" en el sentido del RGPD para el tratamiento de sus datos (de sus empleados, eventualmente de los destinatarios de los correos electrónicos enviados) en el marco de la utilización de la solución, es decir, Letsignit trata estos datos únicamente para proporcionarle sus servicios y las funcionalidades propuestas (transferencia, almacenamiento...).
Los compromisos de Letsignit, de acuerdo con el RGPD, se recogen en las condiciones generales de uso, especialmente en el anexo: confidencialidad, seguridad, garantías, etc.
¿Cuáles son sus obligaciones para con sus empleados?
Usted es un "controlador de datos" en el sentido del RGPD para el tratamiento de sus datos (de clientes, empleados, etc.).
Por lo tanto, en términos generales, debe cumplir con las obligaciones del RGPD a este respecto. En particular, al utilizar Letsignit, debe :
Tratar los datos de forma legal y transparente: en particular, debe informar notablemente a los empleados del uso de la solución y del tratamiento de sus datos que se hace con ella. Si es necesario, también debe obtener su consentimiento (por ejemplo, en caso de utilizar la fotografía del empleado en el bloque de la firma).
Tratar los datos con fines específicos, explícitos y legítimos: por ejemplo, los datos tratados con Letsignit le permiten gestionar las firmas de los correos electrónicos de sus empleados, mejorar su comunicación...
Tratar los datos de forma proporcional al objetivo que se persigue: ¡no tratar más datos de los necesarios! Letsignit se ha asegurado de recoger el mínimo de datos posible en relación con las funcionalidades propuestas.
Procesar datos precisos: recuerde actualizar su base de datos, especialmente en caso de cambio de empleados. Esta actualización puede realizarse directamente en su base de datos cuando se sincroniza con la solución, o en la solución en caso de importación manual de datos. La aplicación Letsignit permite al usuario modificar los datos.
Procesar los datos durante un periodo de tiempo limitado: conservar sólo los historiales anónimos (estadísticas) y eliminar los datos de la solución cuando el empleado se vaya.
Asegurar los datos: los compromisos de Letsignit se especifican en las CGC. Es usted quien debe asegurar sus datos internamente (autorizaciones, controles de acceso, antivirus, etc.)
Le aconsejamos que forme a sus usuarios "gestores" en particular para que respeten los datos personales que manejan al utilizar Letsignit.
¿Cómo rellenar el registro de tramitación?
Como responsable del tratamiento, debe (en determinados casos) llevar un registro de las operaciones de tratamiento en cumplimiento del RGPD. Este registro describe las operaciones de tratamiento realizadas en la empresa (tipo de datos recogidos, finalidades, periodo de conservación, etc.).
En relación con el tratamiento de datos que realiza cuando utiliza Letsignit, a continuación le ofrecemos información sobre los elementos que puede incluir en su registro en relación con el tratamiento:
(Le dejamos que compruebe que esta información es correcta en relación con su propio tratamiento).
Control de los correos electrónicos de los empleados
Los fines del tratamiento deben ser determinados y legítimos. Letsignit es una solución para gestionar sus firmas de correo electrónico y mejorar su comunicación y no es una herramienta para controlar a sus empleados.
Para respetar la privacidad de los empleados, Letsignit ha limitado la información accesible en el marco de la solución (los correos electrónicos son técnicamente accesibles (en tránsito) pero no se almacenan a menos que no puedan ser entregados) y ha limitado el número de usuarios "gestores" que pueden acceder a ellos.
Si desea establecer herramientas para supervisar el correo electrónico o los ordenadores de los empleados, debe
Informarles y remitirles a las instituciones representativas
Respetar la privacidad y confidencialidad de la correspondencia de los empleados
El presente documento es meramente informativo y no puede constituir en ningún caso una lista exhaustiva de las obligaciones que incumben al responsable del tratamiento, ni una validación del tratamiento efectuado. Le recomendamos que valide internamente el cumplimiento de su empresa con el RGPD y otros reglamentos aplicables.
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