Fonctionnalité compatible avec l'Add-in uniquement
Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de choisir eux-mêmes leur signature par défaut (=la signature qui sera insérée automatiquement à chaque nouveau mail et/ou réponse/transfert) parmi les signatures mises à disposition par leur administrateur.
Comment activer la fonctionnalité ?
L'administrateur active ou désactive la fonctionnalité depuis la section "Signature par défaut" dans la page Fonctionnalités.
Une fois activée, tous les utilisateurs peuvent en bénéficier immédiatement.
Si elle est désactivée, c'est la signature prioritaire définie par l'admin qui s'applique à nouveau pour tous.
Comment un utilisateur peut choisir sa signature par défaut dans l'Add-in ?
Pour les nouveaux mails :
Ouvrir le taskpane de l'Add-in
Cliquer sur le dossier "Nouveaux mails"
Au survol d'une signature > cliquer sur "Définir comme signature par défaut"
Pour les réponses/transferts :
Ouvrir le taskpane de l'Add-in
Accéder au dossier "Réponses/transferts"
Au survol d'une signature > cliquer sur "Définir comme signature par défaut"
Ce qu'il faut savoir
Une seule signature par défaut possible par contexte (nouveau mail / réponse-transfert)
Seules les signatures externes peuvent être définies par défaut (pas les signatures avec audience interne)
La signature choisie par l'utilisateur prend le dessus sur toutes les autres, quelle que soit leur priorité ou leur date de création. Si l'admin assigne une nouvelle signature, elle ne remplacera pas automatiquement votre choix
L'ancienne signature prioritaire de l'admin reste accessible dans "Autres signatures" avec la mention : "Ancienne signature par défaut définie par votre administrateur"
Comment les signatures sont-elles organisées dans l'Add-in ?
Les signatures sont séparées en deux dossiers distincts pour une meilleure lisibilité des différentes variantes de signatures que l'administrateur a défini pour chaque contexte
Signatures nouveaux mails
Signatures réponses/transferts
Si aucune signature n'a été définie spécifiquement pour les Réponses/transfert, l'utilisateur ne voit qu'un dossier "Autres signatures". Aucune distinction entre les signatures Nouveau Mail et Réponse / transfert n'est visible dans le taskpane
Puis-je utiliser une autre signature ponctuellement ?
Oui. Au survol d'une signature, cliquez sur "Insérer cette signature"
La signature s'insère dans le mail en cours sans impacter votre signature par défaut.
Que se passe-t-il si mon admin supprime ma signature par défaut ?
La signature par defaut est automatiquement réinitialisée avec la signature par defaut définie par votre administrateur (priorité max). Vous pouvez alors en choisir une nouvelle depuis le taskpane de l'Add-in.
Est-ce que tous les utilisateurs voient le dossier "Signatures réponses/transferts" ?
Le dossier "Signatures nouveaux mails" et "Signatures réponses/transferts" n'apparaissent que si l'utilisateur a au moins 2 signatures nouveaux mails ou 2 signatures Reply/Forward qui lui sont assignées par l'administrateur.
Est-ce que les signatures déléguées fonctionnent de la même manière ?
Elles sont visibles dans l'Add-in et organisées dans une section "Signatures déléguées" (avec les mêmes deux dossiers : nouveaux mails / réponses-transferts).
La définition d'une signature déléguée par défaut n'est pas encore disponible.
Que se passe-t-il si aucune signature Reply/Forward ne m'est assignée ?
Si aucune signature Reply/Forward n'est assignée, le comportement reste identique à aujourd'hui : c'est la signature "nouveau mail" qui est automatiquement insérée lors d'une réponse ou d'un transfert.
Je vois le dossier "Signatures réponses/transferts" mais les signatures apparaissent vides ?
Certaines signatures Reply/Forward peuvent être intentionnellement vides selon le choix de votre administrateur (pour qu'aucune signature ne soit visible lorsque vous répondez ou transférez un mail )
Un message vous en informe directement dans l'Add-in.
#addin #add-in #choix signature# #signature par défaut
