L'intégration HubSpot vous permet d'ajouter automatiquement vos signatures et campagnes Letsignit aux emails individuels et aux séquences commerciales envoyés depuis HubSpot, tout en conservant une gestion centralisée depuis votre plateforme Letsignit.
Compatibilité de l'intégration
L'intégration est exclusivement compatible avec les boîtes de messagerie Microsoft 365 (Exchange Online) connectées à HubSpot.
Elle ne prend pas en charge :
Les autres messageries, notamment Google Workspace, Exchange on-premise et les connexions IMAP/SMTP.
Les emails marketing HubSpot et les emails envoyés directement depuis les serveurs HubSpot.
Avant de commencer
Assurez-vous de disposer des accès suivants :
Un compte Administrateur global Letsignit.
Un accès administrateur à Microsoft Exchange Online.
Un accès administrateur à HubSpot.
Les collaborateurs concernés doivent également disposer d'une boîte de messagerie Microsoft 365 pouvant être connectée à HubSpot.
Les 3 étapes de configuration
Renseigner les noms de domaine utilisés pour l'envoi des emails.
Configurer Microsoft Exchange pour acheminer les emails HubSpot vers Letsignit.
Configurer HubSpot pour autoriser les utilisateurs à connecter leur messagerie et utiliser les signatures Letsignit.
Accéder à l'intégration HubSpot
Connectez-vous à votre plateforme Letsignit.
Rendez-vous dans Configuration > Intégrations > Déploiement de signature > CRM.
Sur l'intégration HubSpot, cliquez sur Se connecter.
Suivez ensuite les trois étapes ci-dessous pour finaliser la configuration.
1. Renseigner les noms de domaine
Depuis l'intégration HubSpot sur votre plateforme Letsignit, la première étape consiste à renseigner les noms de domaine utilisés pour l'envoi des emails depuis HubSpot.
Renseignez le ou les noms de domaine de votre organisation (par exemple :
entreprise.com).Pour chaque domaine, Letsignit vous présente le serveur de messagerie Microsoft 365 associé, généralement sous la forme
entreprise-com.mail.protection.outlook.com.Vérifiez que le serveur indiqué correspond bien à celui utilisé par votre organisation.
Confirmez les informations pour passer à l'étape suivante.
Important : cette vérification est essentielle pour garantir le bon acheminement de vos emails. Une configuration incorrecte du serveur de messagerie peut entraîner des problèmes de distribution, voire la perte de certains emails.
2. Configurer Exchange Online pour les e-mails HubSpot
Cette étape permet de configurer Microsoft Exchange Online pour que les emails envoyés depuis HubSpot passent automatiquement par Letsignit, où votre signature est ajoutée avant leur envoi au destinataire.
Les emails envoyés depuis Outlook ne sont pas concernés par cette configuration et continuent d'utiliser le complément Letsignit.
Avant de commencer
Vous disposez du rôle Administrateur Exchange (ou Administrateur général) dans Microsoft 365.
Les valeurs ci-dessous (adresses IP et nom du serveur) concernent les comptes Letsignit hébergés en Europe. Si votre compte est hébergé dans une autre région, demandez vos valeurs au support Letsignit.
Paramètre | Valeur |
Adresses IP Letsignit |
|
Serveur Letsignit |
|
Vous utilisez déjà les signatures côté serveur Letsignit pour tous vos emails ?
Si une règle Exchange redirige déjà tous vos emails sortants vers Letsignit, aucune nouvelle configuration n'est nécessaire pour HubSpot.
Si cette règle ne concerne que certains utilisateurs ou domaines, vérifiez qu'elle couvre également ceux utilisés dans HubSpot.
Attention : assurez-vous que la règle s'applique uniquement aux emails sortants (L'expéditeur > est externe/interne > À l'intérieur de l'organisation) et non à Tous les messages, afin de ne pas rediriger les emails entrants vers Letsignit.
Vous pouvez ensuite passer directement à la section 3 : Configuration HubSpot.
Étape 1 - Créer le connecteur qui reçoit les emails de Letsignit
Dans le Centre d’administration Exchange, allez dans Flux de courrier > Connecteurs et cliquez sur Ajouter un connecteur.
Sous Connexion depuis, sélectionnez Serveur de messagerie de votre organisation, puis cliquez sur Suivant.
Nommez le connecteur, par exemple
From Letsignit. Laissez Activer et
Conserver les en-têtes internes Exchange cochés, puis cliquez sur Suivant.Sélectionnez En vérifiant que l’adresse IP du serveur d’envoi correspond à l’une des adresses IP suivantes, ajoutez les trois adresses IP Letsignit renseignées ci-dessus une par une, puis cliquez sur Suivant.
Vérifiez les paramètres et cliquez sur Créer le connecteur.
Étape 2 - Créer le connecteur qui envoie les emails vers Letsignit
Dans Flux de courrier > Connecteurs, cliquez sur Ajouter un connecteur.
Sous Connexion depuis, sélectionnez Office 365. Sous Connexion vers, sélectionnez
Serveur de messagerie de votre organisation. Cliquez sur Suivant.Donnez au connecteur un nom qui indique la destination des emails, par exemple
To lsicloud-smtp.letsignit.com. Laissez Activer coché, puis cliquez sur Suivant.Sous Utilisation du connecteur, sélectionnez Uniquement lorsqu’une règle de transport redirige les messages vers ce connecteur, puis cliquez sur Suivant.
Sous Routage, ajoutez l'hôte actif (smart host)
lsicloud-smtp.letsignit.com, puis cliquez sur Suivant.
Sous Restrictions de sécurité, cochez Toujours utiliser le protocole TLS (Transport Layer Security), sélectionnez Émis par une autorité de certification approuvée, puis cochez Le nom du sujet ou le nom alternatif du sujet (SAN) correspond à ce nom de domaine. Saisissez
lsicloud-smtp.letsignit.com, puis cliquez sur Suivant.
Saisissez une adresse email externe pour valider le connecteur et cliquez sur Valider. La validation ne réussit que si l'étape 1 est faite. Cliquez ensuite sur Créer le connecteur.
Étape 3 - Préparer Exchange Online
Format des messages : allez dans Flux de courrier > Domaines distants, ouvrez le domaine distant Par défaut et cliquez sur Modifier le texte et le jeu de caractères. Réglez Utiliser le format RTF sur Jamais, puis enregistrez. Letsignit peut alors lire les emails qu'il reçoit (pas de pièce jointe
winmail.dat).
Filtre de connexion : dans le portail Microsoft Defender, allez dans
Messagerie et collaboration > Stratégies et règles > Stratégies de menace > Courrier indésirable. Ouvrez Stratégie de filtrage des connexions (Par défaut), cliquez sur Modifier le filtre de connexion, ajoutez les trois adresses IP Letsignit dans Always allow messages from the following IP addresses or address
range, puis enregistrez. Les emails qui reviennent de Letsignit ne sont alors pas traités comme du spam.
Étape 4 - Créer la règle de transport pour les emails HubSpot
Dans le Centre d’administration Exchange, allez dans Flux de courrier > Règles, cliquez sur Ajouter une règle, puis sur Créer une règle.
Nommez la règle, par exemple
Letsignit - HubSpot.Sous Appliquer cette règle si, sélectionnez Les en-têtes du message > matches these text patterns. Saisissez le nom d'en-tête
x-hs-fax-cidet le motif(\S). HubSpot ajoute cet en-tête à chaque email envoyé via une boîte connectée : c'est cette condition qui limite la
règle aux emails HubSpot.
Cliquez sur + pour ajouter une condition : L’expéditeur > est externe/interne >
À l’intérieur de l’organisation.Cliquez sur + pour ajouter une condition : L’expéditeur > address matches any of these text patterns. Saisissez un motif par domaine email géré dans Letsignit, par exemple contoso.com$.
Ne supprimez pas le filtre de domaine. Les emails HubSpot que vos utilisateurs reçoivent d'autres entreprises portent le même en-tête. Les conditions sur l'expéditeur les excluent de la règle, ainsi que les domaines de votre organisation qui ne sont pas gérés dans Letsignit.
6. Sous Effectuer les opérations suivantes, sélectionnez Rediriger le message vers > the following connector, puis le connecteur créé à l'étape 2.
7. Sous Sauf si, ajoutez ces quatre exceptions :
Exception | Valeur | Pourquoi |
Les en-têtes du message > contiennent l’un de ces mots | en-tête | L'email a déjà été signé par Letsignit. Cette exception évite une boucle : ne la supprimez jamais. |
L’expéditeur > l’adresse correspond à l’un de ces modèles de texte |
| Emails sans expéditeur, comme les rapports de distribution |
Les propriétés du message > incluent le type de message | Calendrier | Invitations et réponses aux réunions |
Le message > a une taille supérieure ou égale à |
| Emails au-delà de la taille acceptée par Letsignit |
Cliquez sur Suivant. Dans les paramètres de la règle, gardez le mode Appliquer, cochez Ne plus traiter de règles et réglez Faire correspondre l’adresse de l’expéditeur dans le message sur Enveloppe.
Cliquez sur Suivant, vérifiez la règle et cliquez sur Terminer.
Les nouvelles règles sont créées désactivées. Sélectionnez la règle dans la liste et activez Activer ou désactiver la règle.
L'activer pour certains utilisateurs seulement
Vous n'êtes pas obligé d'activer les signatures Letsignit sur les emails HubSpot pour tout le monde d'un coup, par exemple pour commencer par un groupe pilote ou par votre équipe commerciale. À l'étape 4, ajoutez une condition :
L’expéditeur > est cette personne, puis sélectionnez les utilisateurs, ou
L’expéditeur > est membre de ce groupe, puis sélectionnez un groupe. Préférez un groupe si
vous voulez ajouter des utilisateurs plus tard sans modifier la règle.
Gardez les conditions sur l'en-tête et sur le domaine. Les emails HubSpot des autres utilisateurs partent comme avant, sans signature Letsignit.
Étape 5 - Vérifier que tout fonctionne
Demandez à un utilisateur de suivre le guide utilisateur (voir section 3) : connecter sa boîte
Microsoft 365 à HubSpot et supprimer sa signature HubSpot.Depuis HubSpot, l'utilisateur envoie un email à une adresse externe que vous pouvez consulter.
L'email reçu affiche la signature Letsignit et ses en-têtes contiennentX-LSI-Version.Dans le Centre d’administration Exchange, ouvrez Flux de courrier > Suivi des messages et recherchez cet
email : il est passé par votre règle et par le connecteur vers Letsignit. Un email envoyé depuis
Outlook par le même utilisateur ne passe pas par cette règle.
Si une règle Letsignit pour tous les emails est également activée, elle signe aussi les emails HubSpot, et ce test ne prouve pas que la règle HubSpot fonctionne. Faites le test pendant que cette règle est désactivée.
Bon à savoir
En-tête HubSpot :
x-hs-fax-cidest un en-tête technique ajouté par HubSpot, pas un réglage documenté. Si HubSpot le renomme ou le supprime, les emails HubSpot sont toujours distribués mais ne reçoivent plus la signature Letsignit, sans aucune erreur. Envoyez de temps en temps un email de test depuis HubSpot.Copie envoyée : la copie conservée dans les Éléments envoyés de l'utilisateur et dans la timeline HubSpot n'affiche pas la signature. Letsignit ajoute la signature une fois l'email sorti de la boîte.
Non couverts :
les boîtes Gmail et Google Workspace connectées à HubSpot
les emails marketing HubSpot et les emails envoyés par HubSpot sans boîte connectée : ils
partent des serveurs de HubSpot et n'arrivent jamais dans votre organisation Exchange Onlineles boîtes connectées à HubSpot en IMAP/SMTP (« autre fournisseur »)
Données : les emails HubSpot sont traités par Letsignit en transit uniquement, comme tout
email passant par les signatures côté serveur Letsignit. Aucune nouvelle donnée n'est stockée.
Dépannage
Problème | À vérifier |
Emails HubSpot non signés | La règle est activée. Le nom d'en-tête est |
Les emails Outlook partent aussi vers Letsignit | La condition sur l'en-tête |
Email signé deux fois ou boucle de distribution | L'exception |
Deux signatures (HubSpot et Letsignit) | La signature HubSpot de l'utilisateur est toujours renseignée (voir le guide utilisateur (voir section 3), étape 2). |
Un utilisateur ne voit pas Connecter un compte de messagerie dans HubSpot | L'accès à l'email personnel est désactivé pour cet utilisateur (voir le guide administrateur HubSpot (voir section 3)). |
La validation du connecteur échoue | Le connecteur qui reçoit les emails de Letsignit (étape 1) manque, ou ses adresses IP sont incorrectes. |
3. Configurer l’envoi d’e-mails dans HubSpot
Cette étape comprend la configuration des autorisations par l’administrateur HubSpot, puis la connexion de la boîte Microsoft 365 par chaque collaborateur.
3.1. Pour l’administrateur HubSpot
Étape 1 - Donner à vos utilisateurs l'accès à leur email personnel
Les utilisateurs qui voient déjà Connecter un compte de messagerie dans leurs paramètres email HubSpot ont
déjà cet accès : passez-les.
Dans HubSpot, ouvrez Paramètres (icône d'engrenage) puis Gestion du compte >Utilisateurs et équipes.
Sélectionnez les utilisateurs qui enverront des emails depuis HubSpot, puis cliquez sur Modifier les autorisations. La modification groupée n'est possible que pour des utilisateurs ayant
le même type de siège.
Dans le menu de gauche, sous Account, cliquez sur Paramètres du compte. Dans Accès aux paramètres, activez Accès à l’email personnel, puis cliquez sur Enregistrer en haut à droite.
Étape 2 – Partager cette FAQ avec les utilisateurs
Partagez cette FAQ avec les utilisateurs concernés afin qu’ils puissent suivre les instructions pour connecter leur boîte Microsoft 365 à HubSpot et supprimer leur signature HubSpot, évitant ainsi que leurs destinataires reçoivent deux signatures.
Bon à savoir
Type de boîte : seules les boîtes Microsoft 365, connectées à HubSpot en Outlook 365, reçoivent la signature Letsignit. Les boîtes Gmail et Google Workspace, et les boîtes connectées en IMAP/SMTP (« autre fournisseur »), ne sont pas couvertes.
Emails marketing : les emails marketing HubSpot, et les emails envoyés par HubSpot sans boîte connectée, partent des serveurs de HubSpot. Ils ne reçoivent pas la signature Letsignit.
Ligne de désinscription : HubSpot peut ajouter une ligne de désinscription aux emails individuels (par exemple « Prefer fewer emails from me? Click here »). Elle provient de l'option Inclure un lien de désinscription, et non de la signature : Letsignit ne la supprime pas.
Dépannage
Problème | À vérifier |
Un utilisateur ne voit pas Connecter un compte de messagerie | L'accès à l'email personnel est désactivé pour cet utilisateur (étape 1). |
Les emails HubSpot d'un utilisateur n'ont pas de signature Letsignit | Dans les paramètres email de l'utilisateur, la boîte affiche Type de boîte de réception: Outlook 365. Votre administrateur Microsoft 365 a terminé la configuration d'Exchange Online. |
Les destinataires reçoivent deux signatures | La signature HubSpot de l'utilisateur est toujours renseignée (voir le guide utilisateur, étape 2). |
3.2. Pour chaque utilisateur HubSpot
Étape 1 - Connecter votre boîte Microsoft 365 à HubSpot
Dans HubSpot, cliquez sur Paramètres (icône d'engrenage). Dans le menu de gauche, sous Vos préférences, cliquez sur Général, sélectionnez l'onglet E-mail, puis cliquez sur Connecter un compte de messagerie.
La case Activer l’automatisation de la boîte de réception est facultative et n'a aucun effet sur votre signature Letsignit : cochez-la uniquement si votre entreprise utilise cette fonctionnalité HubSpot. Cliquez ensuite sur Connecter votre boîte de réception.
Saisissez votre adresse email professionnelle et cliquez sur Suivant.
HubSpot détecte que votre boîte est hébergée par Microsoft. Cliquez sur
Se connecter à Outlook 365.
Vérifiez que l'adresse affichée est bien la vôtre (sinon, cliquez sur
Connecter un autre compte), lisez les accès demandés par HubSpot, puis cliquez sur Continuer.
Connectez-vous avec votre compte Microsoft 365 et acceptez les autorisations demandées. Si Microsoft demande l'approbation d'un administrateur, contactez votre administrateur Microsoft 365.
HubSpot confirme la connexion et vous propose de télécharger son extension. Elle n'est pas nécessaire pour votre signature Letsignit : cliquez sur Non merci. Dans Outlook, continuez d'utiliser le complément Letsignit comme d'habitude.
De retour dans l'onglet E-mail, votre boîte apparaît avec Type de boîte de réception: Outlook 365 et le statut Activé. Vous pouvez fermer les bandeaux Conseil sur le complément et l'extension Chrome de HubSpot : ils ne sont pas nécessaires pour votre signature Letsignit.
Étape 2 - Supprimer votre signature HubSpot
HubSpot ne sait pas que Letsignit ajoute une signature. Si vous gardez une signature dans HubSpot,
vos destinataires recevront deux signatures.
Revenez dans Paramètres > Général > onglet E-mail (voir étape 1).
Sous Configurer, cliquez sur Gérer les signatures d’e-mail.
Supprimez tout le contenu de la signature pour que l'éditeur soit vide, puis cliquez sur Enregistrer.
HubSpot peut aussi ajouter une ligne de désinscription aux emails individuels (par exemple« Prefer fewer emails from me? Click here »). Elle provient de l'option Inclure un lien de désinscription sous Configurer, et non de votre signature : Letsignit ne la supprime pas. Si vous ne pouvez pas modifier cette option, c'est votre administrateur HubSpot qui la gère.
Vérifier que tout fonctionne
Envoyez un email depuis une fiche contact HubSpot à un collègue ou à une adresse externe que vous pouvez consulter. L'email reçu doit afficher votre signature Letsignit.
Bon à savoir
Copie envoyée : la copie conservée dans les Éléments envoyés d'Outlook et dans la timeline HubSpot n'affiche pas la signature. C'est normal : Letsignit ajoute la signature une fois l'email sorti de votre boîte, vos destinataires la reçoivent donc toujours.
Réponses : dans une réponse, la signature est placée au-dessus du message cité.
Non couverts :
les boîtes Gmail et Google Workspace connectées à HubSpot
les emails marketing HubSpot et les emails envoyés par HubSpot sans boîte connectée : ils partent des serveurs de HubSpot, pas de votre boîte Microsoft 365
les boîtes connectées à HubSpot en IMAP/SMTP (« autre fournisseur »)
Dépannage
Problème | À vérifier |
Pas de bouton Connecter un compte de messagerie | Votre administrateur HubSpot ne vous a pas encore autorisé à connecter une boîte personnelle. |
Pas de signature Letsignit | Dans l'onglet E-mail, votre boîte affiche Type de boîte de réception: Outlook 365 (étape 1) et votre administrateur Microsoft 365 a configuré Letsignit pour les emails HubSpot. |
Deux signatures | Votre signature HubSpot est toujours renseignée (étape 2). |
Signature absente des Éléments envoyés ou de la timeline HubSpot | Comportement normal, voir « Bon à savoir ». |