Letsignit vous permet de créer et de gérer des groupes d'utilisateurs (indépendamment de ceux importés depuis une synchronisation de votre annuaire d'entreprise).
Pour créer ou voir vos groupes, cliquez sur le menu "Équipe" dans la barre de navigation principale :
Cliquez ensuite sur l'onglet Groupes pour visualiser vos groupes d'annuaires (si une synchronisation d'annuaire est en place) et les groupes que vous avez créés sur votre plateforme Letsignit.
Vous pouvez trouver 3 types de groupes :
Groupes de l'annuaire : ce sont les groupes déjà existants dans votre répertoire, ces groupes ne peuvent pas être modifiés ou supprimés dans Letsignit. Vous ne pouvez voir que les membres du groupe et sélectionner le groupe pour lui attribuer une signature ou une campagne. Vous ne pouvez pas modifier ces groupes directement depuis la plateforme Letsignit.
Groupes Standard : Ce sont les groupes que vous pouvez créer, modifier et supprimer dans Letsignit. Ils sont indépendants de votre annuaire.
Groupes dynamiques : Cette fonctionnalité vous permet de créer des règles basées sur un attribut qui générera des groupes d'utilisateurs basés sur les valeurs trouvées dans leur profils.
1 - Groupe "Standard"
Cliquez sur le bouton "Créer un groupe" en haut à droite de l'écran
Une modale s'ouvre, dans laquelle vous pouvez choisir le type "Groupe Standard"
Cliquez sur Suivant
Saisissez ensuite :
Un nom de groupe
Un ou plusieurs attributs qui vont déterminer la création du groupe et les utilisateurs qui y seront ajouté
Si vous voulez créer un groupe uniquement pour les "Manager" : vous devez sélectionner le filtre "Fonction", sélectionnez "Egal" et définir le mot clé "Manager". Vous verrez alors la liste des utilisateurs correspondant à ce critère.
Si vous voulez un groupe pour les "Manager" ou "Directeur" qui sont localisés à "Paris", vous devez sélectionner le filtre "Fonction", sélectionnez "Egal" et définir le mot clé "Manager". Ajoutez un critère en cliquant sur l'icone "+" pour ajouter l'autre mot clé "Directeur".
Cliquez sur "Ajouter un attribut" pour pouvoir filtrer sur le champ "Ville" avec une valeur égale à "Paris"
Cliquez enfin sur "Créer groupe"
Votre groupe sera maintenant répertorié dans la section des groupes.
Remarque :
Si vous souhaitez exclure des utilisateurs spécifiques (via une adresse mail, un nom, ou un numéro de téléphone) ou des ensembles d'utilisateurs (tous les Directeurs par exemples) vous pouvez le faire via l'opérateur "Exclue".
Une FAQ spécifique est disponible à ce sujet.
2 - Groupe "Dynamique"
Cliquez sur le bouton "Créer un groupe" en haut à droite de l'écran :
Une modale s'ouvre, dans laquelle vous pouvez choisir le type "Dynamique"
Cliquez sur Suivant
Choisissez un attribut sur lequel se baser pour créer le groupe dynamique
Cliquez enfin sur "Créer Groupes"
La règle dynamique est désormais créée, avec les groupes associés.
Exemple :
Vous voulez créer autant de groupes distincts que de locations de bureaux (à Paris, Marseille & Lyon). Vous créez donc une règle dynamique qui se base sur l'attribut "Ville".
Une fois la règle dynamique générée, vous pourrez retrouver tous les groupes qui ont été créés en fonction des valeurs trouvées dans les profils des utilisateurs, qui ont tous été regroupés automatiquement. Dans notre cas, nous aurons donc 3 groupes créés : Paris, Marseille & Lyon. Si jamais un nouveau bureau se créé à Toulouse et qu'un utilisateur a cette nouvelle valeur dans son profil, le groupe Toulouse sera automatiquement créé.
Les utilisateurs qui n'ont pas de valeur spécifique pour l'attribut sélectionné sont regroupés de la même manière dans un groupe séparé "none" ce qui facilite la gestion de vos utilisateurs.
Vous pouvez consulter toutes vos règles dynamiques et identifier le nombre de groupes créés par chacune des règles :
Chaque nouvel utilisateur est automatiquement ajouté au groupe correspondant, de la même manière que les groupes sont automatiquement mis à jour lorsque le profil d'un utilisateur est modifié.
Il est important de mentionner que ce type de groupes ne peut pas être édité directement, car ils sont générés sur des règles très spécifiques basées sur les informations de l'utilisateur. De la même manière, un groupe en particulier ne peut pas être supprimé, seulement la règle dynamique peut être supprimée, ce qui entraîne la suppression de tous les groupes associés à la règle.
3 - Comment éditer un groupe ?
Seuls les groupes créés dans Letsignit (Standard) sont modifiables. Les groupes d'annuaires peuvent être modifiés directement dans la console d'administration Office 365 ou Gsuite.
Une fois que vous avez identifié le groupe Standard que vous souhaitez modifier, sélectionnez-le simplement, cliquez sur le menu Actions du groupe (3 points à droite), puis cliquez sur "Supprimer", puis sur "Supprimer définitivement" pour confirmer votre choix.
Vous pouvez aussi le faire depuis la page affichant le détail du groupe :
Notre équipe est disponible pour toute question via notre chat ou à l'adresse customercare@letsignit.com
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