Pour garantir une expérience optimale à vos collaborateurs, il est important de préparer correctement vos contenus PowerPoint avant leur import dans Letsignit Slides.
Dans cet article, découvrez les bonnes pratiques pour créer vos présentations PowerPoint.
Comprendre la structure d’une présentation PowerPoint
Pour créer des contenus faciles à maintenir et à mettre à jour, il est utile de comprendre comment une présentation PowerPoint est construite.
Une présentation repose généralement sur trois niveaux complémentaires : le thème, le modèle et la présentation.
📌 1. Le thème
Le thème définit les éléments visuels fondamentaux de votre identité graphique, notamment :
les couleurs de votre marque ;
les polices utilisées dans vos présentations ;
certains styles et effets graphiques.
Le thème constitue la base de tous vos modèles et présentations PowerPoint.
💡 Ce que voient les collaborateurs
Lorsque le thème est correctement configuré, les collaborateurs retrouvent automatiquement les bonnes couleurs et les bonnes polices lorsqu'ils créent ou modifient une présentation.
📌 2. Le modèle de présentation
Le modèle (ou template) définit le squelette de vos diapositives. Il est créé et configuré dans le masque des diapositives PowerPoint.
Il permet de définir :
l'organisation des contenus dans chaque diapositive ;
les éléments que les collaborateurs pourront modifier, comme les titres, les textes, les images ou les graphiques ;
les éléments qui doivent rester identiques dans toutes les présentations, comme un logo, un bandeau, un pied de page ou certains éléments graphiques.
Un modèle bien conçu permet ainsi de guider les collaborateurs dans la création de leurs présentations tout en garantissant le respect de votre charte graphique.
💡 Ce que voient les collaborateurs
Les modèles apparaissent sous forme de dispositions lorsqu'un collaborateur ajoute une nouvelle diapositive dans PowerPoint. Chaque disposition correspond à une structure prédéfinie prête à être complétée.
📌 3. La présentation
La présentation contient le contenu utilisé au quotidien par les collaborateurs : textes, visuels, graphiques, chiffres clés, études de cas ou encore références clients.
C'est généralement ce type de fichier qui est importé dans Letsignit Slides afin d'être réutilisé, adapté ou enrichi par les collaborateurs.
💡 Ce que voient les collaborateurs
Les présentations apparaissent dans la bibliothèque Letsignit Slides. Les collaborateurs peuvent les insérer dans PowerPoint puis adapter leur contenu selon leurs besoins.
Étape 1 : Configurer votre thème PowerPoint
Avant de créer vos modèles, commencez par définir le thème PowerPoint de votre entreprise.
Le thème regroupe les éléments fondamentaux de votre identité visuelle :
les couleurs de votre marque ;
les polices utilisées dans les titres et les contenus ;
les effets graphiques utilisés dans les présentations.
📌 Définir les couleurs de votre thème
Les couleurs de thème permettent de standardiser l'ensemble des couleurs utilisées dans vos présentations : textes, arrière-plans, liens et couleurs d'accentuation.
Pour créer vos couleurs de thème :
Ouvrez PowerPoint.
Rendez-vous dans l'onglet Conception.
Dans le groupe Variantes, cliquez sur Couleurs puis Personnaliser les couleurs.
Configurez les couleurs correspondant à votre charte graphique.
Enregistrez votre thème.
📌 Définir les polices de votre thème
Les polices de thème permettent d'appliquer automatiquement les bonnes polices aux titres et aux contenus de vos présentations.
Pour les configurer :
Ouvrez l'onglet Affichage.
Cliquez sur Masque des diapositives.
Dans l'onglet Masque des diapositives, cliquez sur Polices puis Personnaliser les polices.
Définissez une police pour les titres et une police pour le corps du texte.
Enregistrez vos modifications.
📌 Définir les effets du thème
Les effets de thème regroupent les ombres, contours, remplissages et autres effets graphiques utilisés dans vos présentations.
Ouvrez l'onglet Affichage.
Cliquez sur Masque des diapositives.
Dans l'onglet Masque des diapositives, cliquez sur Effets.
Sélectionnez l'ensemble d'effets souhaité.
📌 Enregistrer votre thème
Une fois vos couleurs, polices et effets configurés :
Ouvrez l'onglet Affichage puis Masque des diapositives.
Cliquez sur Thèmes.
Sélectionnez Enregistrer le thème actif.
Enregistrez votre thème au format
.thmx.
Vous pourrez ensuite réutiliser ce thème dans l'ensemble de vos modèles et présentations PowerPoint.
💡 Les menus peuvent varier selon votre version de PowerPoint. Pour plus d'informations, consultez la documentation officielle Microsoft : Créer votre propre thème dans PowerPoint.
Étape 2 : Créer un modèle de présentation
Le modèle de présentation se construit dans le Masque des diapositives PowerPoint. Il permet de définir la structure des diapositives que les collaborateurs pourront utiliser ainsi que les éléments qu'ils pourront modifier ou non.
📌 Créer une disposition
Une disposition (ou layout) définit la structure d'une diapositive : emplacement du titre, du contenu, des images, du pied de page, etc.
Pour créer une nouvelle disposition :
Ouvrez PowerPoint.
Rendez-vous dans l'onglet Affichage.
Cliquez sur Masque des diapositives.
Dans le ruban Masque des diapositives, cliquez sur Insérer une disposition.
Renommez votre disposition afin qu'elle soit facilement identifiable par les collaborateurs.
Organisez votre diapositive en ajoutant les zones et éléments souhaités.
💡 Le nom de la disposition sera visible par les collaborateurs lorsqu'ils ajouteront une nouvelle diapositive dans PowerPoint.
📌 Ajouter un espace réservé modifiable
Les espaces réservés (placeholders) permettent aux collaborateurs de remplacer facilement le contenu d'une diapositive. Utilisez des espaces réservés pour tous les contenus qui doivent pouvoir être personnalisés : titres, textes, images, graphiques ou tableaux.
Pour ajouter un espace réservé :
Ouvrez le Masque des diapositives.
Sélectionnez la disposition concernée.
Dans le ruban Masque des diapositives, cliquez sur Insérer un espace réservé.
Sélectionnez le type d'espace réservé souhaité : Texte, Image, Tableau, Graphique, etc.
Dessinez l'espace réservé à l'emplacement souhaité sur la diapositive.
Les collaborateurs pourront ensuite modifier ou remplacer librement le contenu de cet espace.
💡 Astuce : créer une forme modifiable
Par défaut, une forme ajoutée dans le masque des diapositives est verrouillée et ne peut pas être modifiée par les collaborateurs.
Si vous souhaitez créer une forme dont le contenu pourra être personnalisé, commencez par insérer un espace réservé de texte.
Une fois l'espace réservé créé :
Sélectionnez-le.
Ouvrez le menu Format de la forme.
Cliquez sur Modifier la forme.
Choisissez la forme souhaitée (rectangle, rectangle arrondi, etc.).
Vous obtenez ainsi une forme modifiable que les collaborateurs pourront compléter tout en conservant la mise en forme définie dans votre modèle.
📌 Ajouter des éléments verrouillés
Par défaut, tous les éléments ajoutés directement dans le masque des diapositives sont verrouillés pour les collaborateurs.
Pour ajouter un élément fixe :
Ouvrez le Masque des diapositives.
Sélectionnez la disposition concernée.
Insérez les éléments à conserver dans toutes les présentations : logo, bandeau, pied de page, éléments graphiques, etc.
Positionnez-les à l'endroit souhaité.
Une fois la présentation utilisée par les collaborateurs, ces éléments resteront visibles mais ne pourront pas être sélectionnés, déplacés ou supprimés lors de l'édition normale des diapositives.
💡 Bon à savoir
Un collaborateur peut toujours accéder au Masque des diapositives et modifier les éléments qui s'y trouvent. Ces modifications s'appliquent uniquement à sa copie de la présentation et n'impactent ni le modèle d'origine ni les présentations utilisées par les autres collaborateurs.
💡 Pour plus d'informations, consultez la documentation officielle Microsoft : Créer et enregistrer un modèle PowerPoint.
Étape 3 : Créer une présentation
Une fois votre thème et votre modèle créés, vous pouvez commencer à construire vos présentations.
C'est dans ces fichiers que vous ajouterez le contenu destiné à être réutilisé par les collaborateurs : argumentaires commerciaux, chiffres clés, études de cas, références clients, présentations institutionnelles ou encore catalogues produits.
Par défaut, tous les éléments contenus dans une présentation importée dans Letsignit Slides pourront être modifiés par les collaborateurs après leur insertion dans PowerPoint.
Les utilisateurs pourront notamment :
modifier les textes ;
remplacer les images ;
mettre à jour les graphiques ;
supprimer ou ajouter des éléments.
Étape 4 : Enregistrer votre présentation
Avant d'importer votre présentation ou votre modèle dans Letsignit Slides, prenez quelques minutes pour vérifier vos paramètres d'enregistrement.
📌 Incorporer les polices utilisées
Si votre présentation utilise des polices spécifiques, nous vous recommandons de les incorporer directement dans le fichier PowerPoint.
Pour cela :
Cliquez sur Fichier puis Options.
Ouvrez la section Enregistrement.
Activez l'option Incorporer les polices dans le fichier.
Enregistrez votre présentation.
Cette option permet de conserver l'apparence de votre présentation même si les polices utilisées ne sont pas installées sur l'ordinateur du collaborateur.
💡 Bon à savoir
Sans incorporation des polices, PowerPoint peut remplacer automatiquement certaines polices par défaut, ce qui peut modifier la mise en page de vos diapositives.
📌 Optimiser la taille du fichier
Des fichiers trop volumineux peuvent ralentir l'ouverture des présentations et compliquer leur partage.
Avant l'import, nous vous recommandons de :
compresser les images intégrées à la présentation ;
éviter les images inutilement grandes ou en très haute résolution ;
supprimer les diapositives inutilisées ;
supprimer les images, vidéos ou éléments qui ne sont plus utilisés ;
privilégier des vidéos hébergées en ligne plutôt qu'intégrées directement dans la présentation lorsque cela est possible.
💡 Bon à savoir
Dans la plupart des cas, les images sont la principale cause de l'augmentation de la taille d'un fichier PowerPoint.
📌 Vérifier votre présentation avant l'import
Avant d'importer votre fichier dans Letsignit Slides, nous vous recommandons également de :
vérifier que toutes les images s'affichent correctement ;
tester les différentes dispositions de votre modèle ;
contrôler l'affichage des polices et des couleurs ;
vérifier que les éléments verrouillés et les espaces réservés fonctionnent comme prévu.
Votre présentation est maintenant prête à être importée dans Letsignit Slides.
Questions fréquentes
Dois-je obligatoirement créer un modèle PowerPoint ?
Dois-je obligatoirement créer un modèle PowerPoint ?
Non. Vous pouvez importer directement une présentation dans Letsignit Slides sans créer de modèle.
Cependant, un modèle permet de mettre à disposition des dispositions personnalisées dans le menu Nouvelle diapositive de PowerPoint. Les collaborateurs peuvent ainsi créer de nouvelles diapositives en s'appuyant sur des structures prédéfinies conformes à votre charte graphique.
Si votre objectif est simplement de partager du contenu existant (présentation corporate, étude de cas, catalogue produits, etc.), une présentation classique est généralement suffisante.
Quelle est la différence entre une présentation et un modèle ?
Quelle est la différence entre une présentation et un modèle ?
Une présentation contient du contenu prêt à être réutilisé (slides corporate, études de cas, chiffres clés, etc.).
Un modèle définit quant à lui la structure des diapositives et les éléments que les collaborateurs pourront ou non modifier.
Pour en savoir plus sur les différences entre thèmes, modèles et présentations, consultez la documentation Microsoft.
Qu’est-ce qui augmente réellement la taille d’une présentation ?
Qu’est-ce qui augmente réellement la taille d’une présentation ?
Les principaux responsables sont les vidéos intégrées et les images non optimisées.
Par exemple, une image de grande taille utilisée dans un masque de diapositives peut fortement alourdir le fichier, même si elle n'est affichée qu'en petit format.
Pensez à compresser vos images et à utiliser des visuels adaptés à leur taille d'affichage.
Puis-je modifier mon thème ou mon modèle après l'avoir partagé ?
Puis-je modifier mon thème ou mon modèle après l'avoir partagé ?
Oui. Vous pouvez mettre à jour vos thèmes, modèles et présentations à tout moment avant de les réimporter dans Letsignit Slides.
Les nouvelles versions devront ensuite être partagées aux collaborateurs pour qu'ils puissent en bénéficier.
Comment prévoir des espaces modifiables ?
Comment prévoir des espaces modifiables ?
Deux approches sont possibles :
1. Utiliser une présentation classique
Dans une présentation PowerPoint standard, tous les éléments sont modifiables par les collaborateurs après insertion dans PowerPoint : textes, images, graphiques, formes, tableaux, etc.
Cette approche est idéale pour partager du contenu qui doit être librement adapté par les utilisateurs.
2. Utiliser un modèle PowerPoint
Dans un modèle, les zones modifiables sont définies à l'aide d'espaces réservés (placeholders) créés dans le masque des diapositives.
Les collaborateurs pourront modifier uniquement le contenu de ces espaces tout en conservant la structure et la mise en forme prévues dans le modèle.
💡 En résumé : une présentation rend l'ensemble de la diapositive modifiable, tandis qu'un modèle permet de définir précisément les zones destinées à être personnalisées.
Comment prévoir des espaces verrouillés ?
Comment prévoir des espaces verrouillés ?
Pour créer des éléments verrouillés, ajoutez-les directement dans le Masque des diapositives PowerPoint.
C'est généralement le cas pour :
les logos ;
les bandeaux ;
les pieds de page ;
les éléments graphiques de votre charte.
Ces éléments resteront visibles dans les diapositives mais ne pourront pas être modifiés lors de l'édition normale de la présentation.
💡 Les éléments placés dans le masque sont partagés par toutes les diapositives utilisant la même disposition.