Ce guide explique comment importer, organiser et partager vos contenus PowerPoint dans Letsignit Slides, pour les mettre à disposition de vos collaborateurs. Vous y découvrirez aussi comment gérer l'ensemble de vos présentations depuis la bibliothèque.
Pré-requis
Pour réaliser les actions de gestion décrites dans ce guide, vous devez tout d’abord disposer du rôle Administrateur Slides.
Pour en savoir plus sur le rôle et ses droits, consultez l'article :
Equipe : L’administrateur Slides.
1. Importer une présentation
Depuis l'onglet Présentations, cliquez sur Présentation pour PowerPoint, puis sur Importer en haut à droite de l'écran.
Sélectionnez ensuite votre fichier PowerPoint. Letsignit Slides prend en charge les formats :
.pptx— présentation PowerPoint.potx— modèle PowerPoint.
La taille maximale est de 100 Mo par fichier.
Une fois votre document sélectionné, Letsignit Slides lance automatiquement une analyse de votre fichier avant l'import.
Si les résultats de l'analyse vous conviennent, cliquez sur Importer. Dans le cas contraire, cliquez sur Annuler, apportez les corrections nécessaires dans PowerPoint, puis relancez l'import.
Bon à savoir : Pour comprendre et obtenir les meilleurs résultats lors de l'analyse de votre document, assurez-vous que votre présentation est correctement configurée avant son import dans Letsignit Slides.
➡️ Pour aller plus loin :
2. Partager vos présentations
Une fois votre présentation importée, partagez-la avec vos collaborateurs afin qu'ils puissent y accéder depuis le volet Letsignit Slides de PowerPoint.
Pour donner accès à une présentation :
Rendez-vous dans l'onglet Présentations.
Cliquez sur Présentation pour PowerPoint.
Recherchez la présentation concernée.
Cliquez sur les trois points situés sur sa carte.
Sélectionnez Assigner la présentation.
Recherchez puis cochez les utilisateurs ou groupes auxquels vous souhaitez donner accès.
Cliquez sur Assigner pour enregistrer.
La présentation est immédiatement mise à disposition des collaborateurs sélectionnés. Elle sera disponible dans le volet Letsignit Slides dans l’application PowerPoint de votre collaborateur.
💡Astuce : Nous vous recommandons d'assigner vos présentations à des groupes plutôt qu'à des utilisateurs individuels lorsque c'est possible. Cela simplifie la gestion des accès dans le temps, notamment lors des arrivées, départs ou changements d'équipe.
3. Définir des diapositives par défaut
Une fois votre présentation partagée, vous pouvez personnaliser l'expérience de vos collaborateurs dans PowerPoint.
En définissant des diapositives par défaut, vous choisissez les contenus qui seront automatiquement ajoutés lorsqu'ils créeront une nouvelle présentation depuis PowerPoint.
Ces diapositives permettent d'appliquer automatiquement le thème de la présentation et de fournir un point de départ cohérent à tous les collaborateurs.
Pour les définir :
Rendez-vous dans l'onglet Présentations.
Cliquez sur Présentation pour PowerPoint.
Recherchez la présentation concernée.
Cliquez sur la présentation pour afficher son détail et l'ensemble de ses diapositives.
Sélectionnez une diapositive et cliquez sur les trois points situés sur sa carte.
Cliquez sur « Définir comme diapositive par défaut ».
Recherchez puis cochez les utilisateurs ou groupes auxquels vous souhaitez donner l’accès par défaut.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Cas d’usage : Les diapositives par défaut sont généralement utilisées pour insérer automatiquement une page de couverture, une diapositive de contact, des mentions légales ou encore une diapositive de conclusion.
Gérer la bibliothèque de présentation
Retrouvez toutes vos présentations depuis l'onglet Présentation, section Présentation pour PowerPoint.
Pour chaque présentation, vous pouvez consulter directement depuis sa carte :
le nombre de diapositives qu'elle contient ;
le nombre d'utilisateurs auxquels elle est assignée ;
le nombre de groupes auxquels elle est assignée.
le nombre de diapositives définies par défaut au sein de la présentation.
En cliquant sur les trois points situés sur la carte d'une présentation, vous pouvez :
consulter ou modifier ses assignations ;
renommer la présentation ;
supprimer la présentation.
Vous pouvez également ouvrir une présentation pour accéder au détail de ses diapositives.
Depuis cet écran, les trois points sur la carte d'une diapositive permettent de :
renommer la diapositive ;
la définir comme diapositive par défaut ;
supprimer la diapositive.
Questions fréquentes
Peut-on importer plusieurs présentations à la fois ?
Peut-on importer plusieurs présentations à la fois ?
Non. Les présentations doivent être importées une par une.
Chaque fichier est analysé individuellement avant l'import afin de vérifier sa structure et sa conformité aux bonnes pratiques PowerPoint.
Peut-on importer un dossier SharePoint ?
Peut-on importer un dossier SharePoint ?
Non. Les documents doivent être importés sous forme de fichiers PowerPoint.
Si vos présentations sont stockées dans SharePoint, téléchargez-les en format .ppt ou .potx d'abord sur votre ordinateur avant de les importer dans Letsignit Slides.
Peut-on importer une présentation créée dans Canva ?
Peut-on importer une présentation créée dans Canva ?
Oui.
Canva permet d'exporter une présentation au format PowerPoint (.pptx). Une fois exporté, le fichier peut être importé dans Letsignit Slides comme n'importe quelle autre présentation.
À noter Certaines mises en page ou animations spécifiques à Canva peuvent être converties différemment dans PowerPoint. Nous vous recommandons de vérifier le rendu avant l'import.
Comment interpréter l'analyse de mon document ?
Comment interpréter l'analyse de mon document ?
Avant de finaliser l'import, Letsignit Slides analyse votre présentation afin d'identifier d'éventuels problèmes et de vérifier qu'elle respecte les bonnes pratiques PowerPoint.
L'analyse vérifie notamment :
La structure du document : cohérence générale et intégrité du fichier.
La qualité du modèle : utilisation correcte du masque, des polices et des couleurs du thème, absence d'éléments inutiles.
La compatibilité avec Letsignit Slides : format du fichier, poids des images et dimensions de présentation (16:9 ou 4:3).
L'accessibilité : contraste des couleurs, lisibilité, textes alternatifs et taille des polices.
L'analyse assistée par IA (optionnelle) : détection de problèmes plus subtils, tels que des textes d'instruction oubliés ou des éléments mal configurés.
À l'issue de l'analyse, un tableau de bord affiche :
Un score global sur 100 ;
Une note de A à F pour chaque catégorie ;
La liste des points détectés, classés par niveau de priorité.
Trois niveaux de priorité sont utilisés :
Bloquant : doit être corrigé avant utilisation.
Recommandé : correction fortement conseillée.
Information : simple point d'attention.
Certaines optimisations sont appliquées automatiquement lors de l'import. Par exemple, Letsignit Slides peut conserver un masque unique, rattacher les polices et couleurs au thème ou supprimer certains éléments inutiles.
Les points restant affichés correspondent généralement à des actions nécessitant une intervention manuelle, comme la suppression d'un texte d'instruction oublié ou l'utilisation de couleurs et polices définies directement dans les diapositives.
Bon à savoir : un document bien structuré est plus facile à maintenir dans le temps, notamment lors d'un changement de charte ou d'un rebranding.
Comment améliorer le score de mon analyse ?
Comment améliorer le score de mon analyse ?
Les meilleurs résultats sont généralement obtenus avec des présentations qui utilisent correctement les fonctionnalités natives de PowerPoint :
Un thème PowerPoint configuré
Des couleurs et polices intégrées au thème
Un masque de diapositives propre
Des mises en page cohérentes
Des images optimisées
Plus votre document est structuré, plus il sera simple à diffuser et à maintenir dans le temps.
Quelle taille de fichier est recommandée ?
Quelle taille de fichier est recommandée ?
Letsignit Slides accepte les présentations jusqu'à 100 Mo.
Nous vous recommandons toutefois de limiter le poids de vos fichiers autant que possible : les présentations trop lourdes contiennent le plus souvent des images non compressées ou des médias intégrés en très haute définition. Des fichiers plus légers s'importent plus vite et offrent une meilleure expérience à vos collaborateurs au quotidien.
Que faire si un import échoue ?
Que faire si un import échoue ?
Si l'import échoue, vérifiez d'abord que votre fichier :
est au format .pptx ou .potx ;
ne dépasse pas 100 Mo ;
n'est pas protégé par un mot de passe ;
n'est pas ouvert ou en cours de modification par un autre utilisateur.
Vous pouvez également ouvrir le document dans PowerPoint puis l'enregistrer à nouveau avant de relancer l'import.
Si le problème persiste, contactez le support Letsignit en joignant le fichier concerné ainsi que le message d'erreur affiché.
Bon à savoir
Les présentations provenant d'autres outils ou contenant des médias volumineux peuvent parfois nécessiter quelques ajustements avant de pouvoir être importées correctement.
Comment partager une présentation que les collaborateurs peuvent personnaliser ?
Comment partager une présentation que les collaborateurs peuvent personnaliser ?
C'est le fonctionnement par défaut. Dès lors que vous partagez une présentation, les collaborateurs peuvent modifier les diapositives mises à leur disposition : textes, données, ordre des éléments, etc.
Tous les éléments sont modifiables par défaut, à l'exception de ceux que vous avez verrouillés dans le masque de diapositives.
Comment empêcher la modification d'un contenu ?
Comment empêcher la modification d'un contenu ?
Pour empêcher la modification d'un contenu, les éléments concernés doivent être placés dans le masque de diapositives et configurés comme non modifiables.
Les collaborateurs peuvent alors insérer la diapositive dans leur présentation, mais ne peuvent pas modifier directement ces éléments depuis la vue normale de PowerPoint.Pour les modifier, il est nécessaire d'accéder au masque de diapositives.
Peut-on verrouiller les polices, couleurs et autres éléments de marque ?
Peut-on verrouiller les polices, couleurs et autres éléments de marque ?
Non. PowerPoint ne permet pas de verrouiller les polices, les couleurs ou les styles. Letsignit Slides applique votre charte graphique par défaut, mais ne peut pas contourner cette limitation.
Puis-je assigner une présentation à un groupe ?
Puis-je assigner une présentation à un groupe ?
Oui. Vous pouvez assigner une présentation à un ou plusieurs groupes afin de simplifier la gestion des accès.
Tous les collaborateurs appartenant à ces groupes auront automatiquement accès à la présentation.
Puis-je assigner une présentation à plusieurs groupes ou utilisateurs ?
Puis-je assigner une présentation à plusieurs groupes ou utilisateurs ?
Oui. Une même présentation peut être partagée avec plusieurs groupes ou utilisateurs selon vos besoins.
Que se passe-t-il si je retire l'accès à une présentation ?
Que se passe-t-il si je retire l'accès à une présentation ?
La présentation n'apparaîtra plus dans Letsignit Slides pour les collaborateurs concernés.
Ils ne pourront plus la consulter ni l'utiliser dans PowerPoint.
Un collaborateur peut-il accéder à une présentation qui ne lui est pas assignée ?
Un collaborateur peut-il accéder à une présentation qui ne lui est pas assignée ?
Non. Les collaborateurs ne voient que les présentations qui leur sont attribuées.
Cela permet de diffuser uniquement les contenus pertinents pour chaque équipe tout en conservant une bibliothèque claire et organisée.
Puis-je modifier les accès après le partage d'une présentation ?
Puis-je modifier les accès après le partage d'une présentation ?
Oui. Vous pouvez à tout moment ajouter ou retirer des utilisateurs et groupes d'une présentation.
Pour modifier les accès :
Rendez-vous dans l'onglet Présentations.
Recherchez la présentation concernée.
Cliquez sur les trois points de la carte de la présentation.
Sélectionnez Assigner.
Ajoutez ou retirez les utilisateurs et groupes souhaités.
Cliquez sur Assigner pour enregistrer vos modifications.
Les changements sont pris en compte automatiquement pour les collaborateurs concernés.
Que se passe-t-il lorsqu'un groupe est modifié ?
Que se passe-t-il lorsqu'un groupe est modifié ?
Les accès aux présentations suivent automatiquement : lorsqu'un collaborateur entre dans un groupe ou en sort, les contenus qui lui sont assignés s'ajustent en conséquence, sans intervention de votre part.
Que se passe-t-il si un collaborateur a plusieurs diapositives par défaut ?
Que se passe-t-il si un collaborateur a plusieurs diapositives par défaut ?
Si vous définissez plusieurs diapositives par défaut à un même collaborateur, celles-ci s'accumulent. Le collaborateur les retrouve toutes insérées automatiquement à l'ouverture d'une nouvelle présentation PowerPoint.