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Définir une signature/campagne spécifique pour les communications internes
Définir une signature/campagne spécifique pour les communications internes
C
Écrit par Claire
Mis à jour cette semaine

Cette fonctionnalité permet de relayer des signatures et campagnes spécifiques pour les communications internes à l’entreprise.

Les signatures et campagnes de vos collaborateurs s’adapteront automatiquement en fonction des destinataires de leur mail !


Prérequis pour bénéficier de la fonctionnalité Audience Interne

Attention, pour les utilisateurs disposant déjà de l'Add-in Letsignit, une action est requise par l'administrateur M365 pour valider la mise à jour permettant de bénéficier de la fonctionnalité Audience Interne. https://help.letsignit.com/fr/articles/83109-comment-approuver-une-mise-a-jour-de-l-add-in-depuis-la-console-d-administration-m365

WINDOWS

  • Version minimum d’Outlook requise: 16.0.14927.10000

MAC

  • Compatible uniquement avec la nouvelle version d'Outlook

  • Version minimum d’Outlook requise: 16.63.607.0


Comment paramétrer une signature ou une campagne spécifiquement pour de l'interne ?

  • Une fois dans le designer, cliquez sur l’onglet “destinataires”

  • Cochez l’option “Définir comme campagne interne” si vous souhaitez que cet élément n’apparaisse que lorsque vos collaborateurs écrivent à des destinataires internes à votre entreprise

  • Sauvegardez votre signature/campagne


Que voit l’utilisateur final lorsqu’il rédige un mail?

Une fois la signature et/ou campagne interne créée et assignée à vos utilisateurs, aucune action n’est requise de leur part !


Automatiquement, lorsqu’ils écriront un mail dont le ou les destinataires appartiennent à l’audience interne, c’est la signature et/ou la campagne internes qui seront insérées dans le mail !


Quels sont les noms de domaine considérés comme internes ?

  • Accédez à la page “Audience” accessible dans le menu en haut à droite pour visualiser les noms de domaines considérés comme internes à votre entreprise

Cette page liste tous les noms de domaines considérés comme internes à votre entreprise.

Par défaut, l’audience interne est alimentée de façon dynamique par les noms de domaines synchronisés sur la plateforme Letsignit (Synchronisation de votre annuaire Office 365 uniquement).


Comment retirer un nom de domaine de l’audience interne?

  • Décochez le nom de domaine puis cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la page.

Si vous décochez le domaine, il ne sera alors plus considéré comme interne mais restera visible dans la page audience interne (car ce dernier est toujours synchronisé avec votre annuaire M365).

En revanche, si vous retirez un nom de domaine de votre synchronisation annuaire 0365, ce domaine disparaitra automatiquement de l'audience. (Il ne sera plus visible dans la liste et ne sera plus considéré comme interne)

Comment ajouter un nom de domaine à l’audience interne ?

  • Les noms de domaines étant automatiquement synchronisés avec l’annuaire 0365, si vous synchronisez un nouveau domaine sur Letsignit, ce dernier remontera automatiquement dans l’audience interne et sera considéré comme interne.

  • Il n’est pas possible pour le moment d’ajouter manuellement un nom de domaine.


Lexique

  • Signature /campagne publique = la signature/campagne n’a pas de restriction interne (comme aujourd’hui, elle est destinée à tout type de destinataire

  • Signature/campagne interne = la signature/campagne a une restriction interne (elle est destinée à des destinataires internes uniquement)

  • Nom de domaine interne = un nom de domaine qui fait partie de l’audience interne (activé dans la page audience)

  • Nom de domaine publique = un nom de domaine qui ne fait pas parti de l’audience interne

  • Destinataires internes = l’email du/des destinataires contient un nom de domaine interne

  • Destinataires publiques= l’email du/des destinataires contient un nom de domaine publique

  • Destinataires mixtes : l’email du/des destinataires contient un nom de domaine interne mais aussi publique


Gestion de l'audience par les filiales

  • Les noms de domaines internes (et donc l’audience interne) sont définis pour chaque tenant

  • les admins globaux peuvent éditer l’audience uniquement au niveau global (et non dans une filiale)

  • les admins délégués de tenant peuvent éditer l’audience uniquement au niveau de leur tenant

  • Les filiales héritent des noms de domaine paramétrés comme internes par le niveau global

  • les admins de filiale n’ont accès qu’en lecture à l’onglet Audience interne, ils ne peuvent pas le modifier.
    La liste des domaines apparait grisée et au survol, un texte indique à l’admin de filiale qu’il ne peut pas modifier.

Gestion des priorités entre plusieurs signatures ou campagnes internes

  • Si vous avez défini plusieurs signatures ou campagnes internes, c’est la signature ou campagne interne avec la priorité la plus haute qui sera insérée.

  • S'il y a plusieurs éléments internes avec la même priorité, c’est le plus récemment sauvegardé qui sera inséré.

Option signature sans campagne

  • Si l’option “signature sans campagne” a été choisi pour une signature (publique ou interne) depuis la plateforme, aucune campagne ne sera associée avec cette signature.

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